Es ist noch gar nicht so lange her, da begnügten sich viele mittelständische Unternehmen damit, ihre Website genau einmal im Jahr zu aktualisieren, um ihre Produktpräsentationen und Produktdaten auf den neuesten Stand zu bringen. Der Termin dafür: kurz vor der wichtigsten Messe im Jahr. Oft war es dann auch noch die Webagentur, die diese jährliche Aktualisierung einzupflegen hatte – mit entsprechenden Kosten. Das hat sich natürlich geändert. Inzwischen nutzen die meisten Unternehmen für ihre Webauftritte Content Management Systeme und gewinnen so eine gewisse Autarkie. Was aber trotz CMS oft unverändert problematisch bleibt, ist das Management der diversen Sprachversionen.

Bietet ein Unternehmen seinen Kunden mehr als nur eine deutsche und eine englische Variante seiner Website – heute durchaus der Minimalstandard –, werden die Dinge sehr schnell sehr komplex. Ohne einen automatisierten Workflow für die Lokalisierung und ohne Lösung für das Übersetzungsmanagement – beides so eng wie möglich in das CMS integriert – kommen Unternehmen, die einen pan-europäischen oder gar den Weltmarkt bedienen, nicht mehr zurecht.

Gerade bei großen Unternehmen mit entsprechend verzweigten internationalen Vertriebsstrukturen setzt sich die Erkenntnis durch, dass all die verschiedenen nationalen Websites ohne softwaregestützten Lokalisierungsworkflow und ohne Übersetzungsmanagement nicht mehr sinnvoll zu pflegen sind. Abhängig von der Zahl der Sprachen, dem Umfang der Webauftritte und der Komplexität der Workflows ist eine klassische Web-Agentur mit der fachlichen Ausgestaltung und der Implementierung von Lokalisierungsworkflow und Übersetzungsmanagement überfordert. In solchen Fällen ist das Aufsetzen eines softwarebasierten Lokalisierungsworkflows ein ausgewachsenes IT-Projekt, das beim erfahrenen IT-Dienstleister besser aufgehoben ist, als bei der grafikorientierten Web-Agentur. Die simpelsten technischen Grundlagen der Lokalisierung allerdings erfüllen heute schon sehr viele Content Management Systeme. Prinzipiell alle Unicode-Zeichensätze darstellen – die exotischeren wie Kyrillisch, Hebräisch oder Chinesisch eingeschlossen – das können viele Programme. Die Anforderungen an die Lokalisierung sind aber oft weit komplexer.

Die wichtigste Aufgabe für große Unternehmen mit Weltmarkt-Präsenz besteht darin, den Lokalisierungsworkflow in ihrem Content Management System zu definieren. Zunächst muss sich ein Unternehmen darüber klar werden, welche Seiten aus der deutschsprachigen Master-Site überhaupt lokalisiert werden müssen. Wenn ein Hersteller von Agrarmaschinen auch Traktoren für den Weinberg in seinem Sortiment hat, macht eine Lokalisierung der entsprechenden Informationen für seine italienischen und spanischen Websites noch Sinn, aber über seine russische Site verkauft er vielleicht ausschließlich Mähdrescher. In vielen Fällen stellt sich also die Frage, ob der Aufwand überhaupt sinnvoll ist, einen bestehenden deutschen Inhalt für einen anderen Markt zu lokaliseren. Ist geklärt, welche Produktbeschreibungen und Produktdaten überhaupt für welche Märkte zu lokalisieren sind, stellt sich schon die Frage, in welcher länderspezifischen Form dies zu geschehen hat. Im Idealfall sind alle länderspezifischen Aspekte eines unternehmensindividuellen Lokalisierungsworkflows im CMS des Unternehmens hinterlegt und werden dort gemanagt und überwacht. Durch seinen individuell definierten, softwaregestützten Lokalisierungsworkflow erfährt ein Unternehmen nicht nur, wie die Inhalte in die diversen Länder fließen, es erfährt über Reporting-Funktionen auch, welche Lokalisierungen abgeschlossen sind und welche noch ausstehen.

Es wäre für ein Unternehmen allerdings etwas naiv zu glauben, man könne einfach ins CMS-Regal greifen und den eigenen, unternehmensspezifischen Lokalisierungsworkflow ohne weiteres in einer Standardsoftware abbilden. Eine geeignete Lokalisierung ist eben kein Standardprozess, sie benötigt doch viel Beratungs- und mitunter auch Anpassungsaufwand. Wichtig ist es auch, schon im CMS über ein sinnvolles Abhängigkeits- und Variantenmanagement zu verfügen. Die Fragen für das Unternehmen: Wie viele Stellen meiner Website sind überhaupt betroffen, wenn ich eine bestimmte Information ändere oder aktualisiere? Welche Abhängigkeiten gibt es für jeden einzelnen Fall?

Ein zentrales Element jeder Lokalisierung ist natürlich die Übersetzung. Genauso wie beim Lokalisierungsworkflow gilt auch hier: sehr oft steigert ein unternehmenseigenes Übersetzungsmanagement die Effizienz. Dabei kann es sich durchaus um Standardsoftware handeln – außerhalb des eigentlichen CMS-Markts sind diverse Übersetzungsmanagement-Systeme erhältlich, die übrigens auch bei den professionellen Übersetzern selbst im Einsatz sind. In vielen Fällen kann es für ein Unternehmen sinnvoll sein, dieses Übersetzungsmanagement-System gleich selbst zu betreiben, als Add-on zum eigenen CMS. So ist es das Unternehmen selbst, das in den Genuss der Effizienzsteigerung kommt, und nicht der externe Übersetzer. Schon praktische Gründe sprechen für ein eigenes Übersetzungsmanagement-System. Gerade wenn ein Unternehmen sehr viel mit externen Übersetzern arbeitet, ergeben sich sonst oft unschöne Medienbrüche. Wenn der Textaustausch etwa in Form einer der E-Mail angehängten Word-Datei stattfindet, ist die Gefahr natürlich groß, dass im CMS plötzlich Word-Steuerungszeichen auftauchen, die dort nicht hingehören, oder dass Tabellen nach der Übersetzung im CMS völlig falsch dargestellt werden. XML als Austauschformat mit den externen Übersetzern zu nutzen, ist da so etwas wie die Minimalanforderung.

Es ist aber bei weitem nicht nur das Verhindern von Medienbrüchen, das die Übersetzungsmanagement-Systeme für Unternehmen so sinnvoll macht – es ist ihre Datenbank. Übersetzungsmanagement-Systeme beinhalten eine Translation Memory des Unternehmens. Verbindliche unternehmenseigene Wörterbücher in den verschiedenen Sprachen sorgen für eine einheitliche und immer korrekte Taxonomie. Solch eine einmal definierte Taxonomie für die Fachbegriffe eines Unternehmens stiftet gegebenenfalls einen Zweitnutzen bei der Anpassung und Lokalisierung technischer Dokumentationen. Zudem führt die Translation Memory mit bereits geleisteten Übersetzungen von Texten und Textbausteinen zur Kostenreduktion: das Unternehmen muss redundante, wiederholte Übersetzungen derselben Textpassagen kein zweites Mal zahlen. Durch den Einsatz einer eigenen Translation Memory kann das Unternehmen weiter mit seinen bekannten Übersetzern arbeiten – und dabei gleichzeitig Termine besser kontrollieren, die Qualität steigern und Kosten reduzieren.

Marketingverantwortliche in Unternehmen denken gerne designorientiert und neigen mitunter dazu, auch fachlich komplexere Aufgaben der Web-Agentur zuzuweisen. IT-Projektleiter sind dagegen oft mehr an der Definition und der Umsetzung vernünftiger Fachspezifikationen interessiert. Tatsächlich ist es oft alles andere als trivial, einen geeigneten Lokalisierungsworkflow zu konzipieren und im CMS eines Unternehmens zu implementieren. Nicht selten spielen die Lokalisierungsanforderungen schon für die Auswahl des geeigneten CMS eine entscheidende Rolle. Sicher: wer seine Website nur ein Mal im Jahr, zur großen Fachmesse, aktualisiert, kommt sehr wahrscheinlich auch ohne individuellen Lokalisierungsworkflow aus. Für ein Großunternehmen, das den Weltmarkt bedient, das auf seinem Portal eine Seitenanzahl im hohen dreistelligen oder gar im vierstelligen Bereich hat, das mehrere Fulltime-Redakteure zur Pflege der Inhalte beschäftigt und vielleicht noch einige Dutzend weitere Mitarbeiter aus seinen Fachabteilungen heranzieht – für solch ein internationales Unternehmen steht fest: ohne CMS mit integriertem Lokalisierungsworkflow nebst Übersetzungsmanagement-System geht es nicht.

ist Teamleiter für Content Management Lösungen bei Nionex. Als Projektleiter ist er mit seinem Team verantwortlich für die Umsetzung von Internet, Intranet und Extranet Auftritten für Kunden aus Industrie, Medien und Handel. Als Diplom-Informatiker verfügt er über mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Konzeption, Umsetzung und Betreuung von E-Business Lösungen. Sein Expertenwissen gibt er außerdem als Sprecher auf Konferenzen, Autor von Fachartikeln und als Dozent für das Fach Content Management weiter.

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